ویلفردو پارتو کیست؟ وی یک اقتصاد دان بزرگ ایتالیایی است که برای بیان بهتر توزیع ناعادلانه ی سرمایه در جامعه، در سال ۱۹۰۶ رابطه ای ریاضی را ارائه داد. پارتو به این موضوع پی برده بود که ۸۰ درصد ثروت جامعه تنها در اختیار ۲۰ درصد افراد است. در دهه‌ی ۱۹۴۰، دکتر جوزف جوران (Joseph .M. Juran) مشاور و مدیر کیفی، این یافته پارتو را با عنوان قانون پارتو یا قانون 80/20 معرفی کرد.
تعریف دقیق قانون 80/20
در موقعیت های مختلف، چه در بحث‌های پولی و مالی و چه کارهای گروهی ، فقط ۲۰ درصد دلایل موجب به به وجود آمدن ۸۰ درصد از رخدادها می‌شوند. بگذارید موضوع را طور دیگری بیان کنیم. فرض کنید درآمد شما رو به افزایش است؛ بر اساس اصل 80/20، فقط ۲۰ درصد از کارهایی که شما انجام داده اید باعث تولید ۸۰ درصد از سود و درآمدتان شده است. طبق نتایج بررسی های اولیه‌ی جوزف جوران در بحث کنترل کیفیت، ۲۰ درصد نقص موجود در محصولات، موجب آسیب یا زیان ۸۰ درصدی میشود. این زیان با از دست رفتن زمان و سایر منابع، خود را نشان می دهد. اگر بخواهیم چند نمونه دیگر از قانون 80/20 بیان کنیم می توانیم به موارد زیر اشاره نماییم:
علاوه بر اینها هزاران مثال دیگر نیز می توان برای توضیح قانون 80/20 در زندگی روزانه و یا در کسب و کار بیان کرد. بسیاری از مواقع بی آنکه از فرمول ریاضیاتی آن مطلع باشیم، شاهد حضور بالقوه‌ی این قانون در همه ی کارهایمان هستیم و به طرق مختلف، از آن در زندگی و شغل خود استفاده می کنیم.
چطور با استفاده از قانون 80/20 بهره وری خود را افزایش دهیم؟
1- اولویت بندی فعالیت ها
هنگامی که صحبت از برنامه‌ریزی کردن می شود، افراد یک فهرست طولانی از کارهای بزرگ و کوچک خود ایجاد می کنند و با این کار حس یک انسان فوق العاده منظم و توانا را به خود می گیرند! تنها کاری هم که مدام تکرارش می کنند افزودن به تعداد گزینه‌های فهرست شان است. ولی عملا از برنامه‌ریزی عاقلانه و منطقی هیچ خبری نیست. برای اینکه در فعالیت های روزمره خودمان به بهره‌وری بیشتری برسیم، باید اول تعیین کنیم اولویت‌هایمان چیست. این اولویت‌ها باید شامل کارهایی باشد که در توان ما هستند و بهتر می توانیم آنها را به سرانجام برسانیم. هرچقدر به این اولویت‌بندی را در برنامه‌های نزدیکتر شویم، غیرمستقیم به سمت قانون 80/20 قدم برداشته ایم و آن فهرست عریض و طویلی که برای خودمان چیده ایم جمع و جورتر و منطقیتر می شود.
2- مراقب خطر های مخرب تر باشید
برای اینکه بتوانیم آسیب ها و مزایای هر برنامه را بهتر بشناسیم، باید نتایج و احتمالات هر یک را به خوبی بررسی کنیم. در حقیقت آسیب های ناشی از اتفاقات پیش رو، همگی به یک اندازه با اهمیت و یا مخرب نیستند. پس وقتی تصمیم دارید ضررات و خطرهای یک کار را بررسی کنید و راهی برای پیشگیری و یا رویارویی با آنها پیدا نمایید، باید بیشتر تمرکز خود را معطوف به آسیب هایی کنید که اساسی‌تر و آسیب‌رسان‌تر هستند. در کنار آنها میتوانید به گزینه‌های دیگر نیز فکر کنید و البته هرگز از پیش‌بینی آسیب‌های دیگر غافل نشوید. هدف اصلی قانون 80/20 در این شرایط، توزیع بهتر و بهینه تر انرژی برای مقابله با خطرات احتمالی با شدت های گوناگون است.
3- مشتریانی که بیشترین سود را دارند شناسایی کنید
اگر در یک سازمانی مسئول فروش هستید، حواس خود را بیشتر جمع مشتریانی کنید که بالاترین ثروت و درآمد را عاید شما می کند. هرچقدر که این مشتریان را بیشتر بشناسید، اطلاعات خوبی درباره‌ی ویژگی‌های افراد سودآور کسب خواهید کرد و میتوانید سایر مشتریان بالقوه را نیز به سمت سودآور شدن هدایت کنید. با اصل 80/20 مشتریانی که سودآور هستند را از بقیه جدا کنید و ضمن شناخت رفتار آنها برای آینده، تلاش کنید مشتری مداری در حق آنها به طور تمام و کمال رعایت شود.
4- مشتریان شاکی را شناسایی کنید
۸۰ درصد از پیام های شکایت یا تماس‌هایی که به هر طریقی نوعی نیتی را بیان می کنند، فقط از جانب ۲۰ درصد مشتریان دریافت می شود. سعی کنید این ۲۰ درصد را به خوبی بشناسید. همان‌طور که ۲۰ درصد از مشتریان طرفدارتان، ۸۰ درصد سود شما را تامین می کنند، فقط ۲۰ درصد مشتریان شاکی و ناراضی هم باعث ۸۰ درصد شکایات هستند. پس هرچه این دسته از افراد را بهتر بشناسید، قادر خواهید بود به کمبود ها و کاستی های کارتان بیشتر پی ببرید و شکایات آتی را نیز بهتر بتوانید پیش‌بینی کنید.
5- برخی مسئولیت ها را به افراد دیگر بسپارید
اگر مدیر، کارآفرین و یا حتی خانه‌دار هستید، به طور دقیق برنامه‌هایی که باید در یک روز انجام دهید را تعیین کنید. وظایف و مسئولیت‌های خود را در یک فهرست قرار داده و ببینید کدام فعالیت‌های اصلی حتما باید به دست شما انجام شوند و چه کارهایی را میتوانید به افراد دیگر بسپارید. شما میتوانید مسئولیت انجام آن دسته از اموری که آنچنان مهم و تعیین کننده نیستند و نیاز نیست حتما در داخل شرکت یا توسط شخص شما انجام شوند را به شخص یا سازمان دیگری بسپارید. با این کار می توانید در وقت و انرژی خود به بهترین شکل صرفه جویی کنید.
6- برای خود هدف تعیین کنید
در هدف‌گذاری برای آینده‌ی خود، نیاز نیست انبوهی از اهداف ریز و درشت را برای خود در نظر بگیرید. کافیست چند هدف مهم و تعیین کننده داشته باشید تا با تمام تمرکز به سوی آن پیش بروید و همه ی تلاش خود را معطوفش نمایید. تا جایی که می توانید اطراف خود را شلوغ نکنید و برای خودتان مسئله ی بیخود ایجاد ننمایید.
قانون 80/20 چه محدودیت هایی دارد؟
در کنار مزایای زیادی که 80/20 می تواند برای شما به ارمغان بیاورد، اگر از آن سوء برداشت صورت گیرد، احتمالا خساراتی را نیز در پی خواهد داشت. بیایید چند نمونه از آنها را باهم بررسی کنیم:
- به بهانه‌ی این که میخواهید از قانون 80/20 استفاده کنید، نباید فقط و فقط ۲۰ درصد از کارکنان که نمونه و عالی هستند را مورد توجه قرار دهید و بقیه را به کلی نادیده بگیرید. یادتان باشد موفقیتِ هر سازمانی، در گروی کارمندان آن است. پس در این مورد حواس‌تان به رشد و آموزش همه‌ی اعضا باشد.
محصولات یا فعالیت هایی را که برای تحقق اهداف خود روی آنها حساب باز کرده اید را زیر نظر داشته باشید. اگر فقط ۲۰ درصد از این محصولات یا فعالیت ها در کسب و کارتان درآمد زایی دارند، حتما یک جای کارتان ایراد دارد و باید در راهبردها و برنامه‌هایتان تجدید نظر کنید.
- اگر تنها ۲۰ درصد از زمانی که برای انجام فعالیت ها در نظر دارید، مفید و ثمربخش است، باز هم در کارتان ایرادی وجود دارد. بهتر است از تکنیک‌های مدیریت زمان بهره بگیرید و برای زمان‌هایی که بدون هیچ فایده ای از دست رفته اند فکری بکنید.
جمع بندی
80/20 قانونی است که برای بررسی دقیق زحمات و نتایج فوق العاده به کار می آید. اگر بتوانید لیستی از اهداف برای خود تعیین کنید و برا اون اولویت بندی مناسب انجام دهید، به نتایجی دست می یابید که شگفت‌انگیز و فوق العاده اند. با استفاده از این قانون قادر خواهید بود مسائل و مشکلات را بهتر شناسایی کنید و در راه رسیدن به اهداف، با سرعت بیشتری قدم بردارید.
منبع: حافظی،مصطفی،1393.برگرفتخ از سایت موبویار به آدرس www.moboyar.com
درباره این سایت