کارمندیابی و منابع آن

کارمندیابی

سازمان باید ذخیره ای از نیروهای انسانی را در دسترس داشته باشد تا بتواند از میان آنها کارکنان توانمندی را انتخاب کند ، سازمان باید ابتدا تعداد کارکنانی که باید استخدام شوند و نوع مهارتهای مورد نیاز خود را پیش بینی کند. همچنین سازمان باید معین کند که چه وقت به این نیروها نیاز خواهد داشت(رضائیان, 1392).

فرایند کارمندیابی

فرایند کارمند یابی در سازمان باید به گونه ای باشد که تعداد زیادی از داوطلبان واجد شرایط ،متقاضی شغل شوند.بدیهی است هر قدر تعداد متقاضیان شغل بیشتر باشد ،سازمان حق انتخاب بیشتری خواهد داشت ؛البته این فرایند هنگامی موثر است که نه تنها افراد واجد شرایط جذب سازمان شوند ،بلکه کسانی که فاقد صلاحیت هستند نیز در همان ابتدایی پی به این امر ببرند و داوطلب شغل نشوند.این دو شرط ،یعنی جذب افراد واجد شرایط و از دور خارج کردن افراد فاقد شرایط ،هزینههای کارمندیابی را به حداقل خواهد رساند.(سعادت، 1391).

فرایند کارمندیابی و گزینش افراد را می توان به صورت مراحل زیر بیان نمود.

1 -برای تعیین پستهایی که باید افراد را در آنها گمارد باید در مورد نیروی کار مورد نیاز برنامهریزی و پیشبینی نمود.

2 -از طریق کارمندیابی داخلی یا خارجی،انبوهی از داوطلب برای چنین مشاغلی به وجود آورد.

3 -از داوطلبان خواسته شود که فرمهای درخواست کار را پر نمایندو در مصاحبههای مقدماتی شرکت کنند.

4 -داوطلبان واجد شرایط را با استفاده از روشهای مختلف انتخاب ،مانند آزمونهای استخدامی ،بررسی سوابق متقاضی و آزمایشهای بدنی تعیین کنند.

5 -یک یا چند داوطلب واجد شرایط نزد سرپرست مستقیم شغل مورد نظر فرستاده شوند.

6 -برای تصمیم گیری نهایی و مشخص کردن داوطلب یا داوطلبان واجد شرایط ،شخص سرپرست یا گروهای ذیربط از این افراد مصاحبهی نهایی به عمل آورند و آنها را معرفی کنند. (گری دسلر ، 1390)

فرایند کارمند یابی ،امری است که انتخاب و انتصاب کارکنان مناسب و مستعد را برای مشاغل بخصوصی معین خواهد کرد. هنگامی که برنامه ریزی نیروی انسانی ،نیازی را به نیروی انسانی نشان می دهد ،مدیران مربوط باید ابتدا روش های برآوردن آن نیاز را بررسی و ارزیابی کنند. در واقع به بررسی جایگزینهای کارمند یابی بپردازند تا بتوانند با نیروهای موجود جوابگوی نیازها باشند . زمانی که هیچ کدام از جایگزینها مناسب و کافی نباشند ،فرایند کارمندیابی شروع میگردد (رسولی، 1391).

منابع کارمند یابی

منابع تأمین پرسنل جدید با تهای نیرویابی سازمان و روشهای پیدا کردن کار افراد مرتبط است.تعقیب وضعیت موفقیت پرسنل جدید از طرف مدیران ضمن اینکه اثربخشی منابع را نشان میدهد،اصلاحات و اقدامات لازم برای تأمین پرسنل و به دست آوردن اطلاعات از آنان به کارگیری ابزار انتخاب را آسانتر می کند. منابع تأمین پرسنل به دوگروه تقسیم میشود:منابع داخلی سازمان و منابع خارجی از سازمان (رسولی، 1391).

منابع داخلی سازمان:

کارکنان کنونی ،دوستان ایشان کارکنان پیشینی و کارجویان قبلی منابع داخلی را پدید می آورند. ترفیعها ،تنزل رتبه ها ،انتقالها وجابجایی ها نیز میتوانند کارجویانی برای بخشها و قسمتهای سازمان فراهم آورند.

برای اینکه این شیوه گزینش اثربخشی واقع شودباید از اعلان شغل ،سوابق کارگزینی و بانکهای اطلاعاتی استفاده کرد.

- اعلان شغل عبارت است از انتشار اطلاعات درباره پستهای خالی موجود از طریق نصب فهرست آنها بر روی تابلو اعلانات یا نشر آن در خبر نامه کارکنان (سینجر ، 1377).

- بررسی سوابق کارکنان مشخص میسازد که آیا افراد به کارهایی مشغولند که از سطح معلومات و مهارت آنها پایین تر است یا خیر.همچنین باعث می شود که استعداد و تواناییهای فرد دیدن دورههای آموزشی مشخص شود و نیز کسانی که دارای زمینه مناسب برای احراز پستهای مورد نظر هستند .مشخص شوند.

- بانکهای اطلاعاتی موجود در رایانه درباره مهارت افراد می تواند به سازمان کمک کند تا از داوطلبان داخلی برای احراز پستهای خالی استفاده نماید.(رسولی، 1391).

مزایای ت ارتقاء از داخل سازمان:

1- به ایجاد روابط دوستانه میان کارکنان بین آنها و سرپرستانشان کمک می کند وجو مناسبی در سازمان ایجاد می نماید.

2- در تقویت روحیه اعضای سازمان بسیار موثر است.

3-باعث تشویق کارکنانی می شود که خواهان پیشرفت سریع وپیمودن مدارج ترقی در سازمان هستند.

4- به انتخاب صحیح و شایسته کارکنان کمک می کند؛زیرا می توان از اطلاعات موجود در سازمان درباره سوابق و عملکرد کارکنان استفاده کرد.

5- هزینه آن از یافتن و استخدام کارمند از خارج از سازمان کمتر است.

6- اعضایی که ارتقا می یابند و برای تصدی پست جدیدی انتخاب می شوند ،با سازمان آشنایی کامل دارند

معایب استفاده از منابع داخل سازمان:

استفاده از منابع داخلی خالی از اشکال نیست از یک طرف انتخاب نیروهای کمتوان داخلی برای تصدی مشاغل در سازمان ، در حالی که نیروهای مستعدتری در خارج سازمان وجود دارند،در نهایت به ضرر سازمان تمام خواهد شد.

- از طرف دیگر ،ارتقاء از داخل به وصلت میان اقوام و خویشان تشبیه شده است که بعد از چند نسل موجب همخوانی شده ،عوارض جسمی و روانی بسیاری را ایجاد می کند . از اینرو،توصیه متخصصان به مسئولان سازمان این است که با استخدام از خارج و با ورود فکر،دید و عقیده نو،سازمان را از حالت رکود در آورده،از ضعف و فرسودگی آن جلوگیری کنند.

- عیب دیگر ت ارتقاء از داخل این است که همیشه عدهای خود را حائز شرایط برای تصدی پست خالی شده میدانند و بدیهی است که از میان آنها تنها یک نفر را می توان انتخاب و به آن شغل منصوب کرد.این امر معمولاً در داوطلبانی که موفق به احراز شغل نشدهاند احساس یاس ،عصبانیت یا سرخوردگی بوجود میآورد.(سعادت، 1391).

منابع برون سازمان (خارج سازمان)

اگربا توجه به پستهای خالی ،داوطلبان واجد شرایط به میزان کافی در داخل سازمان وجود نداشته باشد ،سازمان می تواند به منابع تأمین کننده نیرو در خارج از سازمان توجه نماید. این سخن بویژه درباره سازمانهایی که شتابان رشد می کنند و به کارکنان متخصص و برجسته و کارکنان بخشهای مدیریتی بسیار نیاز دارند صدق می کند.

کارمندیابی از بیرون دارای چند مزیت است که از آن میان می توان به ورود افرادی با اندیشههای تازه اشاره کرد.  برخی از مهمترین منابع برون سازمانی عبارتند از:

الف)-دبیرستانها و مدارس حرفه ای : سازمانها میتوانند کارکنان عملیاتی سطوح اولیه و دفتریشان رااز بین فارغ التحصیلان دبیرستانها و مدارس حرفه ای تأمین نمایند.بعضی از مدارس ،برنامههای آموزشی خود را برای دستیابی به مهارتهای خاص طراحی میکنند،مانند مکانیک ماشینهای سبک، تراشکار و حسابدار. سازمانها می توانند افراد مورد نیاز را از بین آنها انتخاب کنند.(رسولی, 1391).

ب)دانشگاهها:دانشگاهها منبع اصلی کارمندیابی برای سازمانها هستند .بسیاری از کارشناسان ،کارکنان متخصص و مدیران بالقوه را می توان از این منبع تأمین کرد.سازمانها جهت جذب افراد شایسته تلاش میکنند .دفاتری را در دانشگاهها داشته باشند . مسئولان این دفاتر در واقع کلیه تماس با دانشگاه و عامل جذب کارمند برای سازمان می باشند و با شناسایی دانشجویان مستعد و مصاحبه با آنها اولین اقدامات انتخاب و کارمندیابی را انجام می دهند(رسولی, 1391).

ج)-معرفی و توصیه درون سازمان:یکی دیگر از راههای تأمین نیرو استفاده از معرفهاست. شرکتها نیازهای خود را در خبرنامه سازمان اعلان میکنند و اعلامیهها را به دیوار میچسبانند. این روش یکی از روشهای کم هزینه کارمندیابی است ،گرچه در بسیاری از حالتها کارجویان معرفی شده از بیرون سازمان می آیند. این روش به ویژه برای یافتن مدیران و کارکنان با مهارتی که تعدادشان در سازمانها بسیار اندک است سودمند است.

د)-مراجعه اشخاص:در مواردی بدون دعوت سازمان ،افرادی به امور کارگزینی سازمانها مراجعه می کنند به ویژه در مورد کارگران ساعتی قرارداد با کسانی بسته می شود که خودشان به صورت مستقیم به شرکت مراجعه می کنند و این شیوه استخدام ،یکی از منابع اصلی تأمین نیرو است. (رسولی, 1391).

ه)آگهی : آگهی یکی از موثرترین روشهایی است که سازمان به وسیله آن می توان قصد خود را برای استخدام نیروی انسانی به اطلاع مردم برساند . درآگهی معمولاً نوع نیرویی که سازمان خواهان آن است (مانند تمیرکار،فروشنده و مهندس) ومشخصاتی که او باید دارا باشد(مانند تحصیلات و تجربیات )ذکر می گردد. (سعادت ، 1391).

همچنین اطلاعات اولیه از قبیل محل خدمت و حداقل یا حداکثرحقوقی که به شغل تعلق می گیرد نیز در آگهی درج می شود. استقبال از آگهی ودرج موفقیت این روش در جلب توجه افراد موردنظر به سوی سازمان بستگی به ملاحظاتی دارد که مهمترین آنها به این شرح است:

1 -بسیاری از سازمانها در آگهی نام و نشانی خود را ذکر نمی کنند . این نوع آگهی که به آن آگهی بی نام می گویند ،معمولاً از داوطلبانشغل خواسته می شود که مدارک خود را به شماره صندوق پستی ارسال نمایند.

2- محتوای آگهی ،یعنی اطلاعاتی است که در آن گنجانیده می شود .اطلاعات مندرج در فرمهای شرح شغل و شرایط احراز شغل باید پایه و اساس اطلاعات باشد که در آگهی درج می شود.

3-طرزنگارش آگهی:برای روشن شدن مطلب دو نمونه آگهی آورده شده است

در آگهی نوع اول:مشخصات کسی که می تواند در این شغل موفق باشد درج شده است.لغات و عباراتی که در این آگهی به کار برده شده موجب می شود تعداد کثیری خود را واجد شرایط دانسته ،داوطلب شغل شوند. زیرا مشخصات درج شده در آگهی کلی است و می تواند از دیدگاه هر کسی ،تعریف و تعبیر خاصی داشته باشد .بنابراین سازمانی که از چنین آگهیهایی استفاده می کند باید آماده جوابگویی به سیلی از متقاضیان باشد.

در آگهی نوع دوم:تجربیات و مهارتهایی که خواسته شده است .دقیقاً و بدون هیچگونه ابهامی مشخص گردیده است.رشته مدیریت یا حسابداری از شرایط احراز است و در این آگهی انتظار می رود تنها کسانی داوطلب شغل شوند که دارای این خصوصیات باشند (سعادت, 1391) .

و)-موسسات کاریابی: موسسات کاریابی مراکزی هستند که به سازمانها در استخدام افراد و به داوطلبان درجهت یافتن شغل مناسب کمک مینمایند.این موسسات بسیاری از امور کارمندیابی و انتخاب مانند تنظیم و جمع آوری پرسشنامه استخدامی ،مصاحبههای اولیه ،مشاوره و دیگر امور اجرایی انتخاب را برای کارفرما انجام می دهند.(رسولی ، 1391).

منبع:

ویسی دولیسکان, مراد؛ کامران یوسفوند و پوریا جعفری، ۱۳۹۳، کارمند یابی ,انتخاب وانتصاب در سازمانها، همایش بین المللی مدیریت، تهران، موسسه سفیران فرهنگی مبین،